Какой адрес указать для новых заявок
Короткий sales@ понятен для запроса на покупку или консультацию. info@ подходит для общих вопросов, но на него часто попадает всё подряд. Название адреса менее важно, чем его видимость на сайте и регулярная проверка: не создавайте одновременно несколько публичных адресов для одной и той же заявки без правила, кто на неё отвечает.
Создайте рабочий адрес у своего почтового провайдера или на домене компании. Почток не создаёт ящики: в нём можно подключить уже существующие адреса и работать с их письмами в одном окне.
Личный рабочий адрес менеджера полезен для продолжения уже начатой переписки. Если человек уходит в отпуск или меняет роль, заранее решите, как передать открытые разговоры по правилам компании и почтового провайдера. Общий основной пароль от ящика для этого раздавать не нужно.
Маршрут письма от заявки до ответа
- Проверьте входящие на публичном адресе и личных рабочих адресах, куда клиенты могут ответить повторно.
- Убедитесь, что заявку ведёт один человек: если письмо пришло сразу на два адреса, согласуйте ответ вне переписки с клиентом.
- Отправьте первый ответ с адреса, на который пришла заявка, или явно объясните переход на личную почту менеджера.
- Назначьте конкретный следующий шаг и срок: подготовить предложение, уточнить детали или вернуться после ответа клиента.
Как не потерять заявку после первого ответа
Отправленное коммерческое предложение ещё не закрывает разговор. Отмечайте, от кого ждёте действие и когда нужно проверить переписку. Если клиент попросил время на решение, запишите дату следующего контакта; если ждёте расчёт коллеги, укажите срок для внутреннего шага.
В конце рабочего дня просмотрите новые заявки без ответа и разговоры, для которых наступил следующий шаг. Счётчик непрочитанного не подходит для такого контроля: прочитанное письмо тоже может требовать действия.
Если у менеджера несколько рабочих почт
Когда один человек ведёт адрес продаж, личный рабочий ящик и ещё один адрес проекта, их можно подключить к Почтоку и просматривать в общей ленте. Для своей работы он может отмечать этап разговора и ставить напоминание. Перед каждым ответом проверьте поле «От кого», чтобы клиент видел ожидаемый адрес.
Для схемы адресов отдела и правил передачи переписки используйте статью о нескольких рабочих адресах. Если доступ к одному ящику нужен нескольким сотрудникам, настройте его по правилам вашего почтового провайдера: Почток не назначает письма членам команды.